Datenschutzerklärung – Stand: August 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit der Website und der Software-Plattform GrischaVoice (nachfolgend «Dienst»). Sie richtet sich nach dem Schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, nDSG) und – soweit anwendbar – der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung:

Magnus Sparrholm

Gäuggelistrasse 7

7000 Chur

Schweiz

E-Mail: magnus@talkpool.com

Mitwirkung (Produkt): Gustav Sparrholm

Der Dienst richtet sich an gewerbliche Kunden. Endkunden (z. B. Personen, die Ihre Firma per SMS oder Dialog kontaktieren) sind in der Regel Betroffene, deren Daten wir im Auftrag unserer Geschäftskunden verarbeiten (siehe auch AVV).

2. Begriffe und Rollen

Geschäftskunde / Kunde: Unternehmen, das GrischaVoice nutzt (Verantwortlicher gegenüber seinen Endkunden, soweit es deren Daten steuert).
Anbieter: Magnus Sparrholm / GrischaVoice – je nach Verarbeitungsvorgang Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter (Mitwirkung am Produkt: Gustav Sparrholm).
Endkunde / Betroffener: Personen, die den Geschäftskunden kontaktieren (SMS, Website-Dialog; ggf. Telefon, soweit entsprechende Funktionen produktiv freigeschaltet sind) und deren Daten im Dienst verarbeitet werden können.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Website und Konto

Kontaktdaten und Kontodaten: Name, Firmenname, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Telefonnummer des Betriebs
Vertrags- und Abodaten: Abo-Status, Testphase, Stripe-Kunden-/Abo-IDs (keine vollständigen Kartendaten bei uns)
Nutzungs- und Protokolldaten: Anmeldezeiten, technische Protokolle, IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen, Zugriffsbeschränkungen
Firmeneinstellungen: Öffnungszeiten, Leistungen, Wissensbasis, Google-Unternehmensprofil-Link, Konfiguration der Website-Einbindung

3.2 Kommunikations- und Anfrage-Daten (für den Geschäftskunden)

Telefonnummern, Namen, E-Mail-Adressen von Anrufern sowie SMS-/WhatsApp-/Dialog-Nutzern (soweit erhoben)
Sprachanrufe: Anruf-Metadaten (z. B. Anrufernummer, Zeitpunkt, Dauer, Zustell-/Anrufstatus, externe Call-IDs), Klingel-/Weiterleitungsstatus, Transkripte bzw. Gesprächsinhalte der Sprach-KI, optionale Anrufzusammenfassungen; soweit vom Geschäftskunden aktiviert und technisch vorgesehen: Aufzeichnungs-URLs bzw. Audiozugriff über gesicherte Proxy-Funktionen
SMS-, WhatsApp- und Dialog-Inhalte, Nachrichtenverläufe, Anliegen, Wunsch-Rückrufzeiten
Metadaten zu SMS/WhatsApp/Dialogen (Zeitpunkt, Richtung, Zustellstatus, externe IDs von Messaging-/Telefonie-Anbietern)
Dialogdaten von Website-Besuchern des Geschäftskunden (über die Website-Einbindung)
Bei verpassten Anrufen: automatisierte Nachfass-Nachrichten (SMS oder WhatsApp gemäss Einstellung des Geschäftskunden), soweit rechtlich zulässig konfiguriert

3.3 Zahlungsdaten

Zahlungen werden über Stripe abgewickelt. Kartendaten werden von Stripe verarbeitet; wir speichern in der Regel nur Referenzen (Customer-/Subscription-IDs) und den Abo-Status.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Personendaten, soweit dies für den Betrieb von GrischaVoice erforderlich ist. Die wesentlichen Zwecke und die dazugehörigen Rechtsgrundlagen nach Schweizer DSG sowie – soweit anwendbar – DSGVO sind nachfolgend beschrieben.

Zur Erfüllung des Nutzungsvertrags verarbeiten wir Daten für Kontoerstellung und Anmeldung, die Übersicht, den Assistenten, die Website-Einbindung sowie den Kundenservice. Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit dem Geschäftskunden (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b) bzw. die entsprechende Grundlage nach DSG.

Zur Kommunikation mit Endkunden des Geschäftskunden verarbeiten wir Daten für Sprachanrufe (Smart-Routing, Sprach-KI), SMS-/WhatsApp-/Dialog-Assistenten, Nachfass-Nachrichten bei verpassten Anrufen sowie Bewertungsanfragen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gegenüber dem Geschäftskunden sowie – je nach Konstellation – ein berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Kundenkommunikation. Soweit eine Einwilligung gesetzlich erforderlich ist (z. B. für bestimmte Werbe-SMS/WhatsApp oder Aufzeichnungen), holt der Geschäftskunde diese ein bzw. stellt die Rechtmässigkeit sicher.

Zur Abrechnung und Zahlungsabwicklung verarbeiten wir Daten im Zusammenhang mit Stripe-Zahlungsseite, Rechnungen und Mahnwesen. Rechtsgrundlagen sind der Vertrag sowie gesetzliche Pflichten (z. B. buchhalterische Aufbewahrung).

Zur Sicherheit und Missbrauchsprävention verarbeiten wir technische Daten etwa für Zugriffsbeschränkung, Zugangs- und Betrugsschutz. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f) bzw. das entsprechende Interesse nach DSG.

Zur Verbesserung und Stabilität des Dienstes können wir – möglichst aggregiert oder anonymisiert – Fehler- und Betriebsdaten auswerten. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einem zuverlässigen Produkt.

Soweit gesetzliche Pflichten bestehen (z. B. Auskunftsersuchen von Behörden, Aufbewahrungsvorschriften), verarbeiten wir Daten auf dieser Grundlage.

Soweit wir als Auftragsverarbeiter Endkundendaten für Geschäftskunden verarbeiten, stützt sich dies auf den Vertrag mit dem Geschäftskunden und – soweit erforderlich – auf den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

5. Telefonnummern, Sprachanrufe, SMS, WhatsApp und Dialoge

Zur Kernfunktion gehören das Speichern und Verarbeiten von Telefonnummern, die Annahme und Weiterleitung von Sprachanrufen (Smart-Routing mit konfigurierbarer Klingelzeit, Sprach-KI), der Versand und Empfang von SMS und WhatsApp-Nachrichten sowie Dialogfunktionen.
Anruftranskripte, Zusammenfassungen und – soweit aktiviert – Aufzeichnungen dienen der Nachvollziehbarkeit in der Omnichannel-Übersicht des Geschäftskunden.
Dialognachrichten (KI-Testbereich, Website-Einbindung) werden gespeichert, damit Anfragen nachvollziehbar sind.
Der Geschäftskunde ist dafür verantwortlich, dass seine Endkunden über die Nutzung von Anruf-/SMS-/WhatsApp-/Dialog-Assistenten und ggf. Aufzeichnungen informiert sind und dass erforderliche Einwilligungen oder gesetzliche Erlaubnisse vorliegen (z. B. Werbe-Nachrichten, Aufzeichnungshinweise nach Telekommunikationsrecht).

5a. Preview-, Trial- und noch nicht voll aktive Zusatzfunktionen

Bestimmte zusätzliche Module können als Preview/Trial gekennzeichnet oder noch nicht produktiv verfügbar sein. Für solche Preview-Funktionen gilt:

keine Zusicherung der sofortigen oder dauerhaften Verfügbarkeit der Datenverarbeitung in diesem Umfang;
Verarbeitung nur, soweit die jeweilige Funktion tatsächlich technisch aktiviert und genutzt wird;
keine Haftung des Anbieters für verzögerte Freischaltung solcher Zusatzmodule (siehe AGB §§ 4–5).

Die produktiv freigeschalteten Kernfunktionen (Anrufe, SMS, WhatsApp, Übersicht, Abrechnung) unterliegen der jeweils aktuellen Produktbeschreibung und dieser Datenschutzerklärung.

6. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (OpenAI und vergleichbare Anbieter)

Zur Generierung von Antworten können Nachrichteninhalte, Kontext (Firmeninformationen, Gesprächsverlauf) und daraus abgeleitete Metadaten an KI-Anbieter (insbesondere OpenAI oder vergleichbare Dienste) übermittelt werden.

Zweck: automatisierte, kontextbezogene Antworten und Erfassung von Anfragen.
Es können Personendaten (z. B. Name, Telefonnummer, Anliegen im Freitext) in Prompts enthalten sein.
KI-Ausgaben können fehlerhaft sein («Halluzinationen»); der Geschäftskunde prüft kritische Inhalte eigenverantwortlich.
Die Übermittlung kann in Drittstaaten erfolgen (siehe Ziff. 8).

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter / Drittanbieter

Je nach Funktion können Daten an folgende Kategorien von Empfängern gelangen:

Hosting / Datenbank: Supabase (bzw. dessen Infrastrukturanbieter)
Zahlungsabwicklung: Stripe
Telefonie / SMS / WhatsApp: Messaging- und Telefonie-Anbieter (z. B. Twilio oder vergleichbare Dienste)
KI: OpenAI oder vergleichbare Modell-/API-Anbieter
E-Mail-Versand: Resend, SendGrid oder vergleichbare Anbieter (z. B. Benachrichtigungen bei neuen Anfragen)
IT-Dienstleister mit Zugriff nur soweit erforderlich (Kundenservice, Betrieb)

Mit Auftragsverarbeitern werden – soweit gesetzlich erforderlich – angemessene vertragliche Vereinbarungen getroffen.

Hinweis zu Drittanbieter-Ausfällen: Verfügbarkeit, Ausfälle, API-Änderungen oder Datenpannen bei OpenAI, Twilio, Supabase, Stripe oder vergleichbaren Anbietern liegen ausserhalb unserer alleinigen Kontrolle. Soweit gesetzlich zulässig, richten sich Haftungs- und Gewährleistungsfragen hierzu nach den AGB (insbesondere §§ 4–6). Betroffenenrechte bleiben unberührt.

8. Übermittlung ins Ausland

Einige Drittanbieter haben Sitz oder Verarbeitungsorte in Ländern ausserhalb der Schweiz / des EWR (z. B. USA). In diesen Fällen stützen wir uns – soweit erforderlich – auf:

einen Angemessenheitsbeschluss, und/oder
Standardvertragsklauseln (SCC) bzw. vergleichbare Garantien, und/oder
gesetzlich zulässige Ausnahmen.

Details zu Unterauftragsverarbeitern der jeweiligen Anbieter ergeben sich aus deren Datenschutzinformationen.

9. Speicherdauer

Kontodaten: während der Vertragsdauer und darüber hinaus nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. buchhalterisch).
Anfragen, SMS-/Dialogverläufe: solange für die Leistungserbringung nötig bzw. bis der Geschäftskunde sie löscht oder das Konto geschlossen wird; längere Speicherung bei rechtlichen Pflichten oder Streitigkeiten.
Protokolle / Sicherheitsdaten: typischerweise für einen begrenzten Zeitraum (z. B. Wochen bis Monate), sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich ist.
Stripe-Belege: gemäss den Vorgaben von Stripe und gesetzlichen Fristen.

10. Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen technisch notwendige Cookies bzw. Speichermechanismen ein (z. B. Sitzungs-/Anmelde-Cookie). Derzeit setzen wir keine optionalen Analyse- oder Werbe-Cookies ein. Soweit wir optionale Analyse-Cookies einsetzen würden, informieren wir gesondert und holen erforderlichenfalls eine Einwilligung ein.

11. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen (z. B. Zugangskontrollen, verschlüsselte Verbindungen/HTTPS, Passwort-Hashing, rollenbasierte Zugriffe, Zugriffsbeschränkung). Absolute Sicherheit kann nicht garantiert werden.

12. Rechte betroffener Personen

Nach Massgabe des anwendbaren Rechts (DSG / DSGVO) können Betroffene insbesondere verlangen:

Auskunft über gespeicherte Personendaten
Berichtigung unrichtiger Daten
Löschung («Recht auf Vergessenwerden»), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
Einschränkung der Bearbeitung
Datenherausgabe / Übertragbarkeit (soweit anwendbar)
Widerspruch gegen Bearbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Anfragen: magnus@talkpool.com

Endkunden von Geschäftskunden: Bitte wenden Sie sich primär an den jeweiligen Geschäftskunden (Verantwortlicher). Wir unterstützen diesen als Auftragsverarbeiter bei berechtigten Anfragen.

Zusätzlich besteht – je nach anwendbarem Recht – ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (in der Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter, EDÖB; in der EU: die jeweilige nationale Datenschutzbehörde).

13. Keine automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung

Der Dienst unterstützt die Kommunikation mittels KI, trifft jedoch keine allein auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (DSGVO Art. 22), es sei denn, dies wird ausdrücklich anders vereinbart und gesetzlich erlaubt.

14. Pflicht zur Angabe von Daten

Ohne bestimmte Daten (z. B. E-Mail, Firmendaten, Telefonnummern für SMS-Funktionen) kann der Dienst nicht oder nur eingeschränkt erbracht werden.

15. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung mit Stand-Datum. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir angemessen (z. B. Hinweis in der Übersicht oder per E-Mail).

16. Kontakt

Magnus Sparrholm

Gäuggelistrasse 7, 7000 Chur, Schweiz

E-Mail: magnus@talkpool.com

Weitere Angaben: siehe Impressum. Hinweise zur Auftragsverarbeitung für Geschäftskunden: siehe AVV.