Datenschutzerklärung – Stand: September 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit der Website und der Software-Plattform GrischaVoice (nachfolgend «Dienst»). Sie richtet sich nach dem Schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, nDSG) und – soweit anwendbar – der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung:

Magnus Sparrholm

Gäuggelistrasse 7

7000 Chur

Schweiz

E-Mail: grischavoice@gmail.com

Mitwirkung (Produkt): Gustav Sparrholm

Der Dienst richtet sich an gewerbliche Kunden. Endkunden (z. B. Personen, die Ihre Firma per SMS oder Dialog kontaktieren) sind in der Regel Betroffene, deren Daten wir im Auftrag unserer Geschäftskunden verarbeiten (siehe auch AVV).

2. Begriffe und Rollen

• Geschäftskunde / Kunde: Unternehmen, das GrischaVoice nutzt (Verantwortlicher gegenüber seinen Endkunden, soweit es deren Daten steuert).
• Anbieter: Magnus Sparrholm / GrischaVoice – je nach Verarbeitungsvorgang Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter (Mitwirkung am Produkt: Gustav Sparrholm).
• Endkunde / Betroffener: Personen, die den Geschäftskunden kontaktieren (Telefon, SMS, optional WhatsApp, Website-Widget) und deren Daten im Dienst verarbeitet werden können.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Website und Konto

• Kontaktdaten und Kontodaten: Name, Firmenname, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Telefonnummer des Betriebs
• Vertrags- und Abodaten: Abo-Status, Testphase, Stripe-Kunden-/Abo-IDs sowie Einmalzahlungen (Fair-Use-Nachkauf); keine vollständigen Kartendaten bei uns
• Nutzungs- und Protokolldaten: Anmeldezeiten, technische Protokolle, IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen, Zugriffsbeschränkungen
• Firmeneinstellungen: Öffnungszeiten, Leistungen, Wissensbasis, Google-Unternehmensprofil-Link, Konfiguration der Website-Einbindung

3.2 Kommunikations- und Anfrage-Daten (für den Geschäftskunden)

• Telefonnummern, Namen, E-Mail-Adressen von Anrufern sowie SMS-/optional WhatsApp-/Dialog-Nutzern (soweit erhoben)
• Sprachanrufe: Anruf-Metadaten (z. B. Anrufernummer, Zeitpunkt, Dauer, Zustell-/Anrufstatus, externe Call-IDs), Klingel-/Weiterleitungsstatus, Audio-Streams während des Gesprächs an die Echtzeit-Sprachkette, Transkripte bzw. Gesprächsinhalte der Sprach-KI, optionale Anrufzusammenfassungen; soweit vom Geschäftskunden aktiviert und technisch vorgesehen: Aufzeichnungs-URLs bzw. Audiozugriff über gesicherte Proxy-Funktionen
• SMS-Inhalte sowie – nur bei Aktivierung und betriebsbereiter Plattform – WhatsApp-Inhalte, Nachrichtenverläufe, Anliegen, Wunsch-Rückrufzeiten
• Metadaten zu SMS/WhatsApp/Dialogen (Zeitpunkt, Richtung, Zustellstatus, externe IDs von Messaging-/Telefonie-Anbietern)
• Dialogdaten von Website-Besuchern des Geschäftskunden (über die Website-Einbindung / das Kontakt-Widget; das Widget ist nicht der Telefon-Empfang)
• Optional: Web-Push-Abonnements (Endpunkt und Schlüssel des Browsers) für Benachrichtigungen an Mitarbeitende des Geschäftskunden
• Bei verpassten Anrufen: Nachfass-Nachrichten (in der Regel SMS; WhatsApp nur soweit eingestellt und plattformseitig bereit), soweit rechtlich zulässig konfiguriert

3.3 Zahlungsdaten

Zahlungen werden über Stripe abgewickelt (Abonnement und Fair-Use-Nachkauf, einschliesslich optionaler automatischer Aufladung mit hinterlegter Zahlungsart). Kartendaten werden von Stripe verarbeitet; wir speichern in der Regel nur Referenzen (Customer-/Subscription-IDs, Checkout-Session-/PaymentIntent-IDs beim Nachkauf) und den Abo-Status.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Personendaten, soweit dies für den Betrieb von GrischaVoice erforderlich ist. Die wesentlichen Zwecke und die dazugehörigen Rechtsgrundlagen nach Schweizer DSG sowie – soweit anwendbar – DSGVO sind nachfolgend beschrieben.

Zur Erfüllung des Nutzungsvertrags verarbeiten wir Daten für Kontoerstellung und Anmeldung, die Übersicht, den Assistenten, die Website-Einbindung sowie den Kundenservice. Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit dem Geschäftskunden (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b) bzw. die entsprechende Grundlage nach DSG.

Zur Kommunikation mit Endkunden des Geschäftskunden verarbeiten wir Daten für Sprachanrufe (Smart-Routing, Sprach-KI), SMS, optional WhatsApp, Website-Widget, Nachfass-Nachrichten bei verpassten Anrufen sowie Bewertungsanfragen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gegenüber dem Geschäftskunden sowie – je nach Konstellation – ein berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Kundenkommunikation. Soweit eine Einwilligung gesetzlich erforderlich ist (z. B. für bestimmte Werbe-SMS/WhatsApp oder Aufzeichnungen), holt der Geschäftskunde diese ein bzw. stellt die Rechtmässigkeit sicher.

Zur Abrechnung und Zahlungsabwicklung verarbeiten wir Daten im Zusammenhang mit Stripe-Zahlungsseite, Rechnungen und Mahnwesen. Rechtsgrundlagen sind der Vertrag sowie gesetzliche Pflichten (z. B. buchhalterische Aufbewahrung).

Zur Sicherheit und Missbrauchsprävention verarbeiten wir technische Daten etwa für Zugriffsbeschränkung, Zugangs- und Betrugsschutz. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f) bzw. das entsprechende Interesse nach DSG.

Zur Verbesserung und Stabilität des Dienstes können wir – möglichst aggregiert oder anonymisiert – Fehler- und Betriebsdaten auswerten. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einem zuverlässigen Produkt.

Soweit gesetzliche Pflichten bestehen (z. B. Auskunftsersuchen von Behörden, Aufbewahrungsvorschriften), verarbeiten wir Daten auf dieser Grundlage.

Soweit wir als Auftragsverarbeiter Endkundendaten für Geschäftskunden verarbeiten, stützt sich dies auf den Vertrag mit dem Geschäftskunden und – soweit erforderlich – auf den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

5. Telefonnummern, Sprachanrufe, SMS, WhatsApp und Dialoge

• Zur Kernfunktion gehören das Speichern und Verarbeiten von Telefonnummern, die Annahme und Weiterleitung von Sprachanrufen (Smart-Routing mit konfigurierbarer Klingelzeit, Sprach-KI) sowie der Versand und Empfang von SMS.
• WhatsApp ist kein automatisch mitlaufender Zweit-Empfang. Nachrichten über WhatsApp werden nur verarbeitet, wenn der Geschäftskunde den Kanal im Dashboard aktiviert und die Twilio-WhatsApp-Business-Strecke betriebsbereit ist. Ein vollautomatischer WhatsApp-Dialog wie am Telefon ist nicht zugesichert.
• Anruftranskripte, Zusammenfassungen und – soweit aktiviert – Aufzeichnungen dienen der Nachvollziehbarkeit in der Übersicht des Geschäftskunden.
• Zu Beginn eines KI-geführten bzw. aufgezeichneten Gesprächs spielt der Dienst einen kurzen gesprochenen Hinweis ab (u. a. mögliche Aufzeichnung zu Qualitäts- und Sicherheitszwecken). Der Hinweis ersetzt nicht weitergehende Informations- und Einwilligungspflichten des Geschäftskunden in seinem Betrieb (Telekommunikations- und Datenschutzrecht).
• Dialognachrichten (KI-Testbereich, Website-Einbindung) werden gespeichert, damit Anfragen nachvollziehbar sind.
• Der Geschäftskunde ist dafür verantwortlich, dass seine Endkunden über die Nutzung von Anruf-/SMS-/optional WhatsApp-/Dialog-Assistenten und ggf. Aufzeichnungen informiert sind und dass erforderliche Einwilligungen oder gesetzliche Erlaubnisse vorliegen (z. B. Werbe-Nachrichten, Aufzeichnungshinweise).
• Besondere Kategorien / Gesundheitsdaten: Der Dienst ist nicht dafür bestimmt, systematisch besonders schützenswerte Personendaten (insb. Gesundheitsdaten) zu verarbeiten. Werden solche Daten dennoch übermittelt, geschieht dies auf alleinige Verantwortung des Geschäftskunden; siehe AVV und AGB (Mitwirkungspflichten / Verbote).
• Der Dienst ersetzt keinen Notruf und keine medizinische Notfallversorgung.

5a. Preview-, Trial- und noch nicht voll aktive Zusatzfunktionen

Bestimmte zusätzliche Module können als Preview/Trial gekennzeichnet oder noch nicht produktiv verfügbar sein. Für solche Preview-Funktionen gilt:

• keine Zusicherung der sofortigen oder dauerhaften Verfügbarkeit der Datenverarbeitung in diesem Umfang;
• Verarbeitung nur, soweit die jeweilige Funktion tatsächlich technisch aktiviert und genutzt wird;
• keine Haftung des Anbieters für verzögerte Freischaltung solcher Zusatzmodule (siehe AGB).

Die produktiv freigeschalteten Kernfunktionen (Anrufe, SMS, Übersicht, Abrechnung) unterliegen der jeweils aktuellen Produktbeschreibung und dieser Datenschutzerklärung. WhatsApp, Kalenderbuchung und Web-Push nur, soweit tatsächlich genutzt.

6. Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Echtzeit-Sprache

Zur Generierung von Antworten und zur Führung des Telefongesprächs können Nachrichteninhalte, Audio, Kontext (Firmeninformationen, Gesprächsverlauf) und daraus abgeleitete Metadaten an KI- und Sprachdienstleister übermittelt werden:

• OpenAI (Text-KI / Modelle): Prompts mit Anliegen, Namen, Nummern und Firmendaten.
• Vapi (Echtzeit-Orchestrierung des Sprachassistenten): Audio, Transkript und Steuerdaten während des Anrufs.
• Cartesia (Sprachsynthese / TTS): Gesprächstext zur Erzeugung der gesprochenen Stimme (Live, Hörprobe, Demo).
• LiveKit (Echtzeit-Audio / SIP-Brücke): Audiostreams zwischen Telefonie und Sprachagent, soweit dieser Pfad aktiv ist.
• Google (z. B. Chirp), soweit der Telefonie-Anbieter oder ein Fallback diese Sprachmodelle nutzt.
• Zweck: automatisierte, kontextbezogene Antworten und Erfassung von Anfragen.
• Es können Personendaten (z. B. Name, Telefonnummer, Anliegen im Freitext, Stimme) enthalten sein.
• KI-Ausgaben können fehlerhaft sein («Halluzinationen»); der Geschäftskunde prüft kritische Inhalte eigenverantwortlich, bevor daraus verbindliche Zusagen entstehen.
• Die Übermittlung kann in Drittstaaten erfolgen (siehe Ziff. 7 und 8).

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter / Drittanbieter

Nachfolgend nennen wir die wesentlichen Empfänger mit Zweck, typischem Empfängerstaat (DSG Art. 19 Abs. 2 lit. c und Abs. 4) und Garantie (DSG Art. 16). Die Liste ist betrieblich vollständig für den produktiven Dienst; vergleichbare Ersatzanbieter dürfen nur mit im Wesentlichen gleichem Schutzniveau eingesetzt werden (siehe AVV).

• Vercel Inc., USA — Hosting der Website/App, Serverless, CDN/Edge, Vercel Analytics (cookieless Nutzungsstatistik, keine Anruferinhalte). Empfängerstaaten: USA und Edge-Standorte weltweit. Garantie: Swiss-U.S. Data Privacy Framework soweit der Empfänger zertifiziert ist, sonst vom EDÖB anerkannte Standardvertragsklauseln (SCC) bzw. Art. 16 Abs. 2 DSG.
• Supabase Inc., USA — Authentifizierung, Datenbank, Datei-/Aufzeichnungsreferenzen. Empfängerstaaten: typischerweise EU (z. B. Frankfurt) für die Projektdaten; Konzernsitz USA, Unterauftragsverarbeiter je nach Supabase-Region. Garantie: Angemessenheit für EU/EWR-Regionen; für USA SCC / DPF soweit anwendbar.
• Stripe, Inc. (USA) / Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) — Abonnements, Checkout, Fair-Use-Nachkauf. Empfängerstaaten: Irland / EU sowie USA. Garantie: Angemessenheit EU/EWR; USA DPF/SCC.
• Twilio Inc., USA — Telefonie, SMS, optional WhatsApp Business, Klingeln/Weiterleitung. Empfängerstaaten: USA sowie regionale Telefonie-Knoten. Garantie: DPF/SCC.
• OpenAI, L.L.C. (USA) / OpenAI Ireland Ltd. — Text-KI. Empfängerstaaten: USA / Irland. Garantie: Angemessenheit Irland; USA DPF/SCC.
• Vapi Inc., USA — Echtzeit-Sprachassistent (Orchestrierung). Empfängerstaaten: USA. Inhalte: Audio, Transkript, Steuerdaten. Garantie: DPF/SCC.
• Cartesia AI, Inc., USA — Sprachsynthese (TTS). Empfängerstaaten: USA. Inhalte: Gesprächstext, Stimmenparameter. Garantie: DPF/SCC.
• LiveKit, Inc., USA — Echtzeit-Audio / SIP-Brücke zum Sprachagenten, soweit dieser Pfad aktiv ist. Empfängerstaaten: USA und regionale LiveKit-Cloud (einschliesslich möglicher EU-SIP-Hosts). Garantie: Angemessenheit für EU-Regionen; sonst DPF/SCC.
• Google LLC, USA — Sprachmodelle (z. B. Chirp) soweit über Twilio oder einen Fallback genutzt; ausserdem Google Calendar nur bei vom Geschäftskunden hergestellter Kalenderverbindung. Empfängerstaaten: USA / ggf. EU. Garantie: DPF/SCC bzw. Angemessenheit.
• Microsoft Corporation, USA — Microsoft Outlook / Kalender nur bei vom Geschäftskunden hergestellter Verbindung. Empfängerstaaten: USA / EU. Garantie: DPF/SCC bzw. Angemessenheit.

Mit Auftragsverarbeitern werden – soweit gesetzlich erforderlich – angemessene vertragliche Vereinbarungen getroffen. Ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten (DSG Art. 12) führen wir intern und stellen es zuständigen Behörden bzw. auf begründete Anfrage des Geschäftskunden in angemessenem Umfang zur Verfügung.

Hinweis zu Drittanbieter-Ausfällen: Verfügbarkeit, Ausfälle, API-Änderungen oder Datenpannen bei den genannten Anbietern liegen ausserhalb unserer alleinigen Kontrolle. Soweit gesetzlich zulässig, richten sich Haftungs- und Gewährleistungsfragen hierzu nach den AGB. Betroffenenrechte bleiben unberührt.

8. Übermittlung ins Ausland

Personendaten werden – je nach Funktion – in folgende Staaten bzw. Räume bekanntgegeben (DSG Art. 19 Abs. 4):

• Schweiz (Betreiber);
• EU / EWR (u. a. Irland, Deutschland, Estland sowie weitere Regionen von Hosting-, Zahlungs- und Kalenderanbietern) — Angemessenheitsbeschluss des Bundesrates (DSV Anhang 1);
• USA (Vercel, Twilio, OpenAI, Vapi, Cartesia, LiveKit, Stripe, Upstash, Cloudflare, Resend, Google, Microsoft, ggf. Cal.com) — Garantie: Swiss-U.S. Data Privacy Framework soweit der jeweilige Empfänger zertifiziert ist, sonst vom EDÖB anerkannte Standardvertragsklauseln (EU-SCC mit Schweiz-Zusatz) gemäss DSG Art. 16 Abs. 2 lit. d, hilfsweise eine gesetzliche Ausnahme nach Art. 17 DSG (z. B. Vertragserfüllung, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind);
• weitere Edge-/Telefonie-Standorte weltweit, soweit ein CDN- oder Telefonie-Anbieter den Request lokal bricht — gleiche Garantien wie beim jeweiligen Anbieter.

Details zu Unterauftragsverarbeitern der jeweiligen Anbieter ergeben sich aus deren Datenschutzinformationen. Eine aktuelle Unterauftragsverarbeiter-Liste kann der Geschäftskunde zudem unter grischavoice@gmail.com verlangen.

9. Speicherdauer

• Kontodaten: während der Vertragsdauer und darüber hinaus nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. buchhalterisch).
• Anfragen, Anruftranskripte, SMS-/Dialogverläufe: solange für die Leistungserbringung nötig bzw. bis der Geschäftskunde sie löscht oder das Konto geschlossen wird; längere Speicherung bei rechtlichen Pflichten, Abrechnungs-, Missbrauchs- oder Rechtsstreitigkeiten (soweit erforderlich und verhältnismässig).
• Audio-/Aufzeichnungsreferenzen: nur soweit aktiviert; Löschung mit dem zugehörigen Anrufdatensatz bzw. nach Weisung des Geschäftskunden, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrung und berechtigter Interessen an der Rechtsverteidigung.
• Web-Push-Abonnements: bis zum Widerruf im Browser bzw. Löschen des Kontos.
• Rate-Limit-Zähler (Upstash/lokal): typischerweise Minuten bis Stunden.
• Protokolle / Sicherheitsdaten: typischerweise für einen begrenzten Zeitraum (z. B. Wochen bis Monate), sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich ist.
• Stripe-Belege: gemäss den Vorgaben von Stripe und gesetzlichen Fristen.

10. Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen technisch notwendige Cookies bzw. Speichermechanismen ein (z. B. Sitzungs-/Anmelde-Cookie).

Zusätzlich, ohne Werbe-Cookies:

• Vercel Analytics: cookieless Nutzungsstatistik (Seitenaufrufe, grobe technische Daten). Keine Anruferinhalte, keine Werbung.
• Cloudflare Turnstile: Bot-Schutz auf Registrierung und Formularen (Challenge im Browser, serverseitige Token-Prüfung).
• Web-Push: nur nach ausdrücklicher Browser-Erlaubnis der angemeldeten Person; speichert den Push-Endpunkt.
• Plausible: nur soweit eine Domain dafür konfiguriert ist; ebenfalls cookieless.

Derzeit setzen wir keine optionalen Werbe-Cookies und kein verhaltensbasiertes Tracking zu Werbezwecken ein. Soweit wir später optionale Analyse-Cookies mit Personenbezug einsetzen würden, informieren wir gesondert und holen erforderlichenfalls eine Einwilligung ein.

11. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen (z. B. Zugangskontrollen, verschlüsselte Verbindungen/HTTPS, Passwort-Hashing, rollenbasierte Zugriffe, Zugriffsbeschränkung). Absolute Sicherheit kann nicht garantiert werden.

12. Rechte betroffener Personen

Nach Massgabe des anwendbaren Rechts (DSG / DSGVO) können Betroffene insbesondere verlangen:

• Auskunft über gespeicherte Personendaten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung («Recht auf Vergessenwerden»), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Bearbeitung
• Datenherausgabe / Übertragbarkeit (soweit anwendbar)
• Widerspruch gegen Bearbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Anfragen: grischavoice@gmail.com

Endkunden von Geschäftskunden: Bitte wenden Sie sich primär an den jeweiligen Geschäftskunden (Verantwortlicher). Wir unterstützen diesen als Auftragsverarbeiter bei berechtigten Anfragen.

Zusätzlich besteht – je nach anwendbarem Recht – ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (in der Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter, EDÖB; in der EU: die jeweilige nationale Datenschutzbehörde).

13. Keine automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung

Der Dienst unterstützt die Kommunikation mittels KI, trifft jedoch keine allein auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (DSGVO Art. 22), es sei denn, dies wird ausdrücklich anders vereinbart und gesetzlich erlaubt.

14. Pflicht zur Angabe von Daten

Ohne bestimmte Daten (z. B. E-Mail, Firmendaten, Telefonnummern für SMS-Funktionen) kann der Dienst nicht oder nur eingeschränkt erbracht werden.

15. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung mit Stand-Datum. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir angemessen (z. B. Hinweis in der Übersicht oder per E-Mail).

16. Kontakt

Magnus Sparrholm

Gäuggelistrasse 7, 7000 Chur, Schweiz

E-Mail: grischavoice@gmail.com

Weitere Angaben: siehe Impressum. Hinweise zur Auftragsverarbeitung für Geschäftskunden: siehe AVV.